【プロ直伝!】就労ビザの「理由書」が必要になる本当の理由と書き方について~『技術・人文知識・国際業務』編~

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「就労ビザ 必要書類」で検索すると、出入国在留管理庁のHPに記載される必要書類と、ビザ専門の行政書士事務所などに掲載されている必要書類の内容が異なることで驚かれた方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかも、就労ビザの変更申請や認定証明書交付申請の場合、出入国在留管理庁以外の多くのサイトで「理由書」が必要と書かれています。何故、必要以上の書類が必要なのか。また在留資格「技術・人文知識・国際業務」の申請において「理由書」について解説します。

在留資格『技術・人文知識・国際業務』とは

どのような書類を追加で提出し、また、どのような内容を「理由書」に書き込むべきなのかということについて説明する前に、まずは在留資格『技術・人文知識・国際業務』について知るところから始めましょう。
在留資格の理解は、提出すべき書類についての理解につながります。

そもそも在留資格とは

「在留資格」とは、外国人が合法的に日本に上陸・滞在し、活動することのできる範囲を示したものです。2022年2月現在29種類の在留資格があります。在留資格は「ビザ」という名称で呼ばれることが多いです。
在留資格は、活動内容や身分(配偶者・子など)によって割り当てられています。日本に滞在するすべての外国人が、何かしらの在留資格を持っているということになります。よって、外国人は活動内容や身分(ライフスタイル)に合わせて、在留資格を変更しながら日本に滞在することになります。

在留資格の切替のイメージ

在留資格『技術・人文知識・国際業務』は、29種類の在留資格のうちの1つです。以下のように、在留資格は「活動に係るもの(就労が認められるものとそうでないものがあります)」、「身分や地位に基づくもの」に大別できます。『技術・人文知識・国際業務』は就労が認められる活動内容に係る在留資格になります。そして、これらの在留資格はどれでも自由に選ぶことはできず、要件を満たしていなければ申請することはできません。
特に活動にかかる在留資格の場合、この要件は「誰が」「どこで」「どのような活動をするのか」の3つの要素に分解されます。

『技術・人文知識・国際業務』の要件について

在留資格『技術・人文知識・国際業務』はそもそもどんな在留資格なのかというと、出入国在留管理及び難民認定法では以下のように定められています。

本邦の公私の機関との契約に基づいて行う理学、工学その他の自然科学の分野もしくは法律学、経済学、社会学その他の人文科学の分野に属する技術もしくは知識を要する業務又は外国の文化に基盤を有する思考もしくは感受性を必要とする業務に従事する活動

出入国在留管理及び難民認定法

そして、この在留資格を取得できる人については、以下に該当する人になります。

<「技術」・「人文知識」の業務を行う場合>
  • 従事しようとする業務について次のいずれかに該当し、必要な知識を修得していること
    • 当該知識に関連する科目を専攻して大学を卒業し、又はこれと同等以上の教育を受けたこと
    • 当該知識に関連する科目を専攻して本邦の専修学校の専門課程を修了(当該終了に関し法務大臣が告示をもって定める要件に該当する場合に限る。)したこと
    • 10年以上の実務経験(大学、高等専門学校、高等学校、中等教育学校の後期課程又は専修学校の専門課程において当該知識に関連する科目を専攻した期間を含む。)を有すること。
<「国際業務」の業務を行う場合>
  • 申請人が外国の文化に基盤を有する思考又は、感受性を必要とする業務に従事しようとする場合は、次のいずれかに該当していること
    • 従事しようとする業務に関連する業務について3年以上の実務経験を有すること。
    • 翻訳、通訳又は語学の指導にかかる業務に従事する場合は、大学を卒業しているもの

翻訳通訳業務の場合は、3年の実務経験もしくは大学卒業者になります授業の大半がに語学の習得のものであったり、通訳技法を専攻していない専門卒による未経験の翻訳通訳業務は原則NGです。

つまり、『技術・人文知識・国際業務』の在留資格はざっくりと解説するこのような在留資格と言えます。

会社等において 学校等で学んだこと/実務経験を活かした 知識や国際的な背景(言語や外国の感性等)を要する(「単純作業」、「訓練で習得する業務」、「マニュアルがあれば遂行可能務」等を除く)仕事をすることを目的とした在留資格(ビザ)

そもそも必要なのは「理由書」は必要な書類ではない?

出入国在留管理庁のホームページを確認すると、必要書類について書かれています。まずは、入管が求める書類について確認をしましょう。

▶参考:出入国在留管理庁『技術・人文知識・国際業務』

『技術・人文知識・国際業務』で提出が必須の書類について

出入国在留管理庁のHPに掲載されている必要書類のリストは以下の通りです。下記を見て分かるように、「採用理由書」は必須の提出書類ではありません。そもそも入管のホームページに記載されている書類は『必要最低限』の内容しか書かれておりません。以下は、申請書を受理してもらい、審査をしてもらうために必要最低限の書類リストになります。

在留資格『技術・人文知識・国際業務』必要書類
・在留資格変更許可申請書/在留資格認定証明書交付申請
・証明写真(4cm×3cm)
・学歴を証明する卒業証明書及び学位取得の証明書
・職歴・経歴を示す文書 等
・資格の合格証 (例えば、日本語能力検定等 あれば)
・カテゴリーを証明する書類
 ーカテゴリー1:四季報等
 ーカテゴリー2,3前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計票等
・履歴事項全部証明書(登記簿謄本)
・直近年度の決算文書の写し
・返信用封筒(404円の切手を貼付したもの)※在留資格認定証明書交付申請の場合
・パスポート ※窓口で提示
・在留カード ※窓口で提示
【新設会社の場合】(カテゴリー4に該当する場合)
・直近の年度の決算文書が出せない場合→事業計画書
・前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする次のいずれかの資料
 a)外国法人の源泉徴収に対する免除証明書その他の源泉徴収を要しないことを明らかにする資料
 b)給与支払事務所等の開設届出書の写し・直近3か月分の給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書or納期の特例を受けている場合は、その承認を受けていることを明らかにする資料

『技術・人文知識・国際業務』の場合、「所属機関の形態」や「給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額」などによって分類される”カテゴリー”によって必要な書類が変わってきます。カテゴリーの数字が小さいほど必要となる書類は少なります。カテゴリーについてはこちらの記事を参照してください。

▶参考:出入国在留管理庁『技術・人文知識・国際業務

『必要最低限』の書類とはどういうこと!?

入管業務を行っている弁護士や行政書士事務所のHPでは、“入管HPに記載されている書類は『必要最低限の書類のリストです』”という文言がありますが、これは事実になります。繰り返しになりますが、入管のHPに記載の書類リストは、申請書を受理し、審査をするための必要最低限の書類リストです。在留資格の審査は「書面審査」が原則となるため、提出された書類のみで審査が行われることになります。特に審査官が詳しく知りたい部分については「業務内容の専門性について」「業務量」「学校で学んだこと業務内容の関連性」「報酬」などがありますが、必要最低限の書類だけで判断できるかというとそうでない場合があります。審査の過程で審査官が「もっと詳しく知りたい」と判断すれば「資料提出通知書」という書類が届き、詳しく知りたい部分について質問されます。一方、詳しく知らなくても明らかに「不許可」と判断されれば、そのまま不許可となる場合もあります。

本当に必要なのは「理由書」という訳ではなく、審査官より「資料提出通知書」で尋ねられるよりも前に、丁寧に説明をすることが許可を得ることのポイントになります。そして、その代表的な書類が「理由書」ということになります。

どういうときに「理由書」が必要なのか

留学生からの変更の場合や、初めて外国人雇用する場合、初めてのポジションで採用する場合などでは、審査官が知りたがるポイントを抑えた「理由書」を始めとした、疎明資料を申請書に予め添付することが早期許可への近道となります。

このような時には「理由書」を作成するべき

そもそも、どのような時に「理由書」を作成するべきかというと、大きく分けて2つのパターンがあると思います。①過去の在留状況についての説明・理由書(どちらかというと反省文)、②業務内容について詳しく言及する必要があるとき、があるのではないでしょうか。①と②はどちらの説明しなければならない場合もあります。

過去の在留状況についての説明・理由書

既に日本に在留している外国人の場合は、過去の在留状況も審査の対象になります。以下は、出入国在留管理庁が発表している『在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン』です。

入管の審査は「専ら法務大臣の自由な裁量に委ねられ、申請者の行おうとする活動、在留の状況、在留の必要性等を総合的に勘案」して行われますが、 出入国在留管理庁が発表している『在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン』では、審査において下記のポイントを総合的に勘案して行うこととされています。

1 行おうとする活動が申請に係る入管法別表に掲げる在留資格に該当すること
2 法務省令で定める上陸許可基準等に適合していること
 現に有する在留資格に応じた活動を行っていたこと
4 素行が不良でないこと
5 独立の生計を営むに足りる資産又は技能を有すること
6 雇用・労働条件が適正であること
7 納税義務を履行していること
8 入管法に定める届出等の義務を履行していること

在留資格の変更,在留期間の更新許可のガイドライン

基本的に、前回の申請(許可)から状況が変わらず真面目に同じ活動をしている場合は「7 納税義務を履行していること」が問題なくできていれば、特に「理由書」や「反省文」などで言及する必要はありません。

▶出入国在留管理庁『在留資格の変更、在留期間の更新許可のガイドライン

業務内容や学歴との関連性について詳しく説明する必要があるとき

2022年8月時点の在留資格『技術・人文知識・国際業務』の申請書では「業務内容を詳しく説明する欄」があります。

この枠内で『技術・人文知識・国際業務』の業務内容をすることが明らかに伝わる場合には、「理由書」は書かなくても順調に審査をしてもらえるとも言えます。また、通常「理由書」では、学校で学んできたことや今までの経歴と、これから従事する業務の関連性を説明しますが、このことも説明不必要なぐらい関連性が分かり切っている場合なども、「理由書」は不要と言えます。とは言え、初めての外国人雇用や、新卒の採用、外国籍人材を今までに採用したことのないポジションで雇用する場合、また、「資料提出通知書」をもらわずに確実に許可を得たい場合などには「理由書」については書いたほうが無難と言えます。

在留期間更新許可申請では「理由書は必要?」

前回の在留期間の更新時から転職した場合には、「理由書」にて業務内容を丁寧に説明したほうがよいと言えます。
一方で、前回の申請(許可)から大きな変更がない場合、1と3の「行おうとする活動」や「現に有する在留資格に応じた活動」については問題が無いはずです。このような場合、納税や素行といったポイントを重点的に審査されることになります。これに関しては「納税証明書」で一目瞭然なので、多くの場合で「理由書」は不要です。

「業務内容」についてどのようなポイントを説明すればよいのか

まずはじめに、チェックポイントは公表されていないものも含み、日ごろの活動の中で体感で感じている内容も含まれます。
実際の審査で用いられるチェックポイントではないことを予めご了承ください。

まずは大枠の大前提の考え方

就労ビザの大事なポイントは「誰が」「どこで」「どんな業務内容をするか」の3点が揃っていなければなりません。そして、これらのポイントは「同じレベル」で審査結果に影響してくると言えます。つまり、この3つの要素に差はなく等しく重要ということになります。そして、当然ですがどれか一つの要素でも欠けると不許可となります。

また、これらの3つのポイントはさらに要素によって細分化することができますが、その細かい要素のなかでも絶対に満たしていなければならないポイントがあります。例えば「法令順守」のポイントについては、1つでも欠くことがあるとその他の要素を満たしいたとしてもやはり「不許可」となり得ます。

在留資格(ビザ)の申請において、許可を得るためのポイントは以下の2点に集約されると言えます。

  • きちんと要件を満たしているか確認すること
  • きちんと要件を満たしていることをアピールすること

在留資格は要件を満たしていれば必ず許可を得られます。一方で、自分では要件を満たしていると思っていても、そのことが審査官に伝わっていなければやはり許可をもらうことはできません。
要件を満たしていることを主張する際、アピールしやすい項目とアピールしにくい項目があります。例えば、大学を卒業したことを証明するためには、「卒業証明書」を提出すれば足ります。日本語能力についても必要なレベルの「日本語能力検定」の合格証明書を提示できればアピールは容易ですが、日本語ができるけれども合格証明書がない場合、これは別の方法で主張をしなければなりません。

『技術・人文知識・国際業務』の審査で伝わりにくい要件のポイントについて

在留資格の申請は原則、書類のみでの審査になります。入管のホームページに掲載されている「必要書類」は最低限の書類のため、伝えたいことに限界があります。そこで補足する役割を担うのが「理由書」になります。

『技術・人文知識・国際業務』の要件の中でも特に証明書などでの説明が難しいと言われているのが下記のポイントです。

No審査官に伝わりにくいポイント
1学術的素養や国際的な背景が必要な業務であるか
2業務内容が十分にあるか
3勉強内容と業務の関連性があるか
4申請人を採用した背景について(業務を遂行するだけの能力、語学力等を持っているか)
5再申請の場合、前回の不許可理由は払拭されたか

在留資格の審査は書面審査が原則であり、上記の内容を出された書類から判断します。
例えば、「内定通知書」や「雇用条件書」、「在職証明書」などを見て、申請人が従事する業務が「学術的素養や国際的な背景が必要な業務」に該当するかどうか、判断することが難しい場合は多いです。このような場合には、何か補足する資料が必要になります。

学術的素養や国際的な背景が必要な業務であるか

『技術・人文知識・国際業務』の在留資格で最も判断が難しいのはこの部分になります。この在留資格で可能な活動は『学術的素養を背景にした、一定水準以上の専門的知識を要する活動』とされていますが、非常に抽象的な表現をしています。
分かりやすく表現すると「単純作業」であったり、「マニュアルを読み訓練をすれば習得できる業務」はできません。例えば、工場で生産ラインに入って行うような単純作業、飲食店での配膳・接客・調理の業務、伝票整理などの事務作業や農作業はできません。また、一見すると高度な業務内容に見えるものでも技能的な業務(訓練によって習得できる業務)で、例えば自動車整備(自動車整備士3級レベル)や、フライス盤の操作による金属加工、精密機器の保守メンテナンスも該当しない場合があります。(※ただし、業務の本質によっては一概に技能とみなされるわけではありません)

もし申請している業務が、「単純作業」や「マニュアルを読み訓練すれば習得できる業務」に該当する場合には、そもそも要件を満たしていない可能性があります。一方で、これらの業務に従事するけれども一時的な場合には研修期間後の業務も併せてアピールすることで許可が得られる可能性は十分にあります。

また、本来「大学で学ぶようなことを活かした業務」であるけれども、「マニュアルを読み訓練をすれば習得できる業務」に誤解されがちな業務はたくさんあります。この場合には、しっかりとそうでないことを理由書にてアピールしていく必要があります。

できる業務としては、以下のようなものが代表的な例になります。

<技術>
  • システムエンジニア
  • 航空宇宙工学等の技術・知識を必要とする航空機の整備
  • 精密機械器具や土木・建設機械等の設計・開発
  • 生産管理
  • CADオペレーター
  • 研究者
<人文知識>
  • 法人営業
  • マーケティング
  • 企画・広報
  • 経理や金融、会計などの紺たる譚と業務
  • 組織のマネージャー
<国際業務>
  • 翻訳通訳
  • 語学の指導
  • 海外取引業務
  • 海外の感性を活かしたデザイン
  • 商品開発

業務内容が十分あるか

前項で挙げた「学術的素養や国際的な背景が必要な業務であるか」は十分になければなりません。もし1日8時間働く場合、多くの時間をその業務に従事していなければならないことになります。
例えば、同じ業務に従事する外国籍人材が既に5人いて、さらに5人雇用する場合は、同等ポジションが倍必要な理由が必要です。こういった理由は、入管のHPに書かれている必要書類だけでは見て取れません。例えば、事業規模を2倍にする計画が近々あるといった客観的に確認できる証拠も添えてアピールをします。
その他の業務量の説明方法として、1日のスケジュールや1週間(もしくはそれ以上の長期)のスケジュールを提出することもあります。状況や必要に応じて説明をしていきます。

勉強内容と業務の関係性があるか

【大学(短大・院含む)の場合】
大学(短大・院)卒業の場合、勉強内容と業務内容については比較的緩やかに審査をされます。出入国在留管理庁の「入国・在留審査要領」に記載がされていますが、「大学を卒業した者については、大学が学術の中心として広く知識を授けるとともに、深く専門の学芸を教授研究し、知的、道徳的及び応用的能力を展開させることを目的とし、またその目的を実現するための教育研究を行い、その成果を広く社会に提供することにより、社会の発展に寄与されていることを踏まえると(学校教育法第83条第1項、第2項)、大学における専攻科目と従事しようとする業務の関係性については、比較的緩やかに判断されることとなる。」と記載されています。
また、翻訳通訳業務がメインの場合は大学(短大・院)卒業の場合はそれ自体で要件を満たすことになるため、理系・文系関係ありません。

ただし、全く気にする必要がないわけでもないため注意が必要です。緩やかとは言え、個別審査の上、関連性が求められます。

【専門学校の場合】
専門学校卒業の場合は、厳密に確認がされます。
専門学校で学んだ科目で業務内容のうち関連する科目数が1,2科目では「専攻科目と従事しようとする業務内容が関連している」とはみなしてもらえません。具体的な割合までは公表されていませんがそれなりの割合の科目が関連している必要があります。

専門学校で翻訳通訳技法を中心に学んだ場合は、専門学校卒業であっても翻訳通訳業務に従事することができます。しかし、例えば国際ビジネス専門学科で学んだ科目に「日本語」とあってもその内容が日本語の会話、読解、聴解、漢字等、日本語の基礎能力を向上させるレベルにとどまるものである場合は、通訳翻訳業務に必要な日本語を専攻した者と言えないため注意が必要です。
専門学校の卒業生の申請の場合は、卒業証明書や成績証明書の提出だけでは足りず、業務内容との関連を証明するためにシラバス等の一歩踏み込んだ書類の提出しながら理由書で補足をしたほうがよい場合の方が多い傾向があります。

母国の大学を卒業後、日本で専門学校を卒業した場合は、「大卒」とみなされるため専門学校で学んだ内容と業務内容の関連性についてはそこまで重要視されません。同様に翻訳通訳業務でも問題はありません。

申請人を採用した背景について(業務を遂行するだけの能力、語学力等を持っているか)

在留資格『技術・人文知識・国際業務』を申請する場合には、学術的素養や国際的な背景が必要な人材を雇用するわけですので、「なぜ、その人材を採用したのか」が不明瞭であってはアピール不足に繋がってしまいます。

例えば、「ベトナム人」の留学生や技能実習生が働く職場に、その管理者として「ネパール人」を雇用する、というのは語学力といった面での説得性は乏しいです(語学以外の能力が必要な場合は関係ない場合もあります)。
また、翻訳通訳をする人材として雇用するのに日本語能力が日常会話レベルであると、本当に業務が務まるのか疑問に持たれてしまいます。

「なぜ、その人材を採用したのか」の理由が明確であれば、基本的には困ることは無いと思います。

再申請の場合、前回の不許可理由は払拭されたか

再申請の場合は、前回指摘をされた事項についてを説明しなければなりません。この部分を説明せずに再申請をしても、同じ理由・もしくは「前回の不許可理由への回答が無い」という理由で不許可になってしまいます。

『理由書』の書き方ポイント

『理由書』は、読みやすい文章を心がければよく、長く書いたり文章力が問われるものではありません。入管が知りたいと思っているポイントを抑え、それを伝えられれば問題ありません。

具体的に『理由書』ではどのようなことを書くのか

「理由書」では疎明資料だけでは伝わりにくいポイントを説明していきます。その際に、入管が審査をする項目である3つのポイントの内、「誰が」「どんな業務をするか」を整理するように書きます。「どこで」は通常、雇用契約書内から読み取ることができるため、多くの申請で言及は不要ですが、就業先が“現場”のような場合には、丁寧に説明をすることが必要な場合もあります。

その中でも、前に挙げた審査官に伝わりにくいポイントについて丁寧に説明していくイメージになります。その際に、文章の構成として下記を意識すると自然の流れになります。文章量の目安は読む人のことを考えるとA41枚~長くても3枚程度に収める必要がありますが、最も大事なことは伝えたいことが視覚的に伝わって、かつすべてに目を通してもらえる文字数が望ましいと思います。

文章力は必要なく、以下のような内容を盛り込むように意識するだけでも審査官が知りたい内容になるはずです。また、説明に別途疎明資料などを添付する場合はその資料について説明を書くことでより説得力が増します。

No項目より詳しく説明する内容
1申請人について・どういう経歴の人物なのか(学歴・職歴の説明)
・学校でどのようなことを専攻したのか(業務内容との関連性)
・保有しているスキルについて
・日本語能力について
(業務内容に日本語能力が必要な場合は、従事可能であることをアピール)
2業務内容について・具体的にどのような業務を行うのか
 (場合によっては「1日、1週間、1年単位」等の軸で説明)
・どのような専門的な業務を1日のうちにどの程度行うのか
・研修計画やキャリアアップ計画について(もしあれば)
3再申請の場合、前回の申請について・再申請の場合、前回の不許可理由は払拭されたか
 -何を指摘され、どのように解決したのか

『理由書』は長く書けばよいものではありません。文章の上手い下手というよりも、審査官が知りたいと思うポイントを伝えることが大事です。

それと最も大事なことは、虚偽の申請は絶対にしてはいけません。一度起こした矛盾を回収することは、はじめから正しい申請をして得ることの量力の何倍も大変なことになります。

そもそも必要なのは“理由書”ではありません。

今までの内容で何となくお気づきになられた方もいらっしゃるかもしれませんが、『理由書』は必ずしも必要なものではありません。極論、『理由書』が無くてもその他の疎明資料によって要件を満たしていることをアピールすることができるのであれば提出する必要はありません。
では、なぜ『理由書』の提出が推奨されるのかというと理由があります。

  • 適当な疎明資料が集まらない場合でも言葉で説明することで伝えられる
  • 疎明資料ごとの関連性やストーリーを言葉で説明ができる(点と点をつなげる役割
  • 疎明資料や必須書類の補足説明の役割

必要なのは、あくまでも「要件を満たしていることのアピール」です。疎明資料があるのであれば補足の説明を、言葉で説明する必要があるのであれば理由書で説明をします。

まとめ

以上、『技術・人文知識・国際業務』の在留資格申請における「理由書」について説明致しました。
「理由書」は、提出した書類では説明が不十分な場合に要件を満たしていることをアピールするために提出します。『技術・人文知識・国際業務』について理解した上で、アピールすべきポイントを重点的に書きましょう。

【行政書士からのアドバイス】
「理由書」が必要と言われても、何を書けばよいか分からないと思います。基本的には、この人材は「在留資格(ビザ)を取得するための要件を満たしています」ということをアピールする書類になります。
文章の上手い下手よりもアピールが的確にできるかがポイントになってきます。もし、自身が無い場合は専門家に相談されることも検討されてください。

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