外国人を雇用した場合に、必要な手続きは何?社会保険や就労ビザはどうする?

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外国人を雇用したら、様々な手続きを行います。例えば、社会保険や税金は国籍問わず適用されます。基本的には、「日本人に必要な手続き」+「外国人に必要な手続き」であり、“外国人だから不要”な手続きは原則ありません。これらの手続きがきちんと行われていないと、その後の在留に影響することもあります。

雇用後の手続きは日本人と同じ手続き+外国人特有の手続きが必要

外国人を雇用後の手続きは、「日本人に必要な手続き」+「外国人に必要な手続き」になります。外国人だから不要な手続きというものは、基本的にはありません。
例えば、労働保険や社会保険は雇用形態的に被保険者となる場合には適用されます。また、税金(例えば所得税や住民税)も日本に定住(就労ビザをもって在留)する場合には同様に課税されます。
外国人特有の手続きとしては、最も大変なものとして「就労ビザ」の手続きがあります。また、会社としては「外国人雇用状況届出書」の提出が必要です。転職した方の場合、外国人本人が行う届出にはなりますが、入管に「所属(契約)機関に関する届出」を出さなければなりません。
これらの手続きは漏らすとその後の在留に影響が出る場合があるため、全て行う必要があります。

日本人と同じ手続きについて

基本的には、日本人と同様に「労災保険」「雇用保険」「健康保険」「厚生年金」の適用条件を満たしている場合には適用されることになります。在留資格や在留期間も気になりますが、雇用形態によって加入するかどうかを判断することになります。また、「外国人だから加入しない」という選択肢は無く、ご本人の理解を得る必要も在ります。

労働保険への加入

労働保険とは労災保険雇用保険の総称です。

労働保険に「加入する/加入しない」ということは、就業先が「適用事業所」かどうか、また「被保険者」に該当しうるかどうかで判断をします。「適用事業所」であるかどうかは事業の内容や規模によって決まり、「被保険者」であるかどうかは雇用の形態などによって決まります。
雇用者が適用事業の場合、事業主や労働者の意思に関係なく、事業が行われている限り法律上当然に労働保険の保険関係が成立します。

労働保険制度についてはこちら(厚生労働省HP)を参照ください。

労災保険について

労災保険は、事業の業務を要因とする事由や通勤による労働者の負傷、疾病、障害、死亡等に対して迅速かつ公正な保護をするために必要な保険給付をおこなうこと、また、社会復帰促進事業を行うことを目的とされた保険です。労災保険は事業主が保険料を全額負担するものになります。

★すでに従業員の方がいて労災保険を適用する事業所を対象に解説します。

労災保険の適用労働者は原則として「労災保険の適用事業に使用される者で、賃金を支払われる者(使用従属関係にある者)」になります。
基本的には後述する「適用労働者にならない」ケースを除き適用者となるため、下記のような人でも労災保険に加入することになります。

適用労働者になる人の例

労災保険に加入になるのは、いわゆる「社員」だけでなく下記のような方も該当します。

  • 短時間労働者・期間雇用者(パート、アルバイト、日雇い労働者
  • 不法就労者を含む外国人労働者(在留資格を持たない人も含む)
  • 派遣労働者(派遣元で加入)
  • 在籍型出向労働者(就労の実態に合わせて出向元・出向先どちらかで加入)
  • 2つ以上の事業に使用される人
    →副業など複数の事業者で働く場合、それぞれの事業において適用労働者となる。

一方で、「適用労働者」にならない人もいます。基本的には「使用従属関係」の無い場合は適用されません。例えば請負・委任・共同経営者などの場合、自営業者の場合(特別加入制度に適用を受けることはできます)、事業主との同居の親族(雇用の実態に「使用従属関係」がある場合を除く)、法人の役員など(事実上の労働者は除く)は労災保険は適用されません。

よって、労災保険は適用事業所に雇用される方であって、給料を支払っている場合には、国籍問わず加入が必要です。

雇用保険について

雇用保険は、労働者が失業した場合や雇用の継続が困難となった場合に必要な給付を行ったり、労働者自らが職業に関する教育訓練を受ける場合、労働者が子を養育するための休業をした場合に必要な給付を行ったり、労働者の生活の安定・雇用の安定を図るために就職を促進するなどを目的にした保険です。また、職業の安定のために、失業の予防や雇用状況の是正及び雇用機会の増大、労働者の能力の開発及び向上、福祉の増進を図ることも目的とされています。原則、労働者を1人でも雇用していれば適用事業所となります。

★すでに従業員の方がいて雇用保険を適用する事業所を対象に解説します。

雇用保険における「被保険者」とは、「適用事業所に雇用されている労働者」が該当します。雇用保険も国籍問わず条件を満たしていれば必須となります。時々、「●●という在留資格ですが、雇用保険に入れないといけないですか?」というご質問をいただきますが、これは在留資格ではなく“働き方”次第になります。同等ポジションの日本人が適用されているかどうかで判断されるのが良いと思います。
適用除外になる例は以下の通りです。

適用除外となる例
  • 1週間の所定労働時間が20時間未満である者(日雇労働被保険者に該当することとなるものを除く)
  • 同一の事業主の適用事業に継続して31日以上雇用されることが見込まれない者(前2月の各月において18日以上同一の事業主の適用事業に雇用された者及び日雇い労働者であって日雇い労働被保険者に該当することとなる者を除く)
  • 季節的に雇用される者であって次のいずれかに該当する者(日雇い労働被保険者に該当する者を除く)
    • 4か月以内の期間を定めて雇用される者
    • 1週間の所定労働時間が20時間以上であって厚生労働大臣の定める時間数(30時間)未満である者
  • 学生(卒業を予定している者で卒業後も働く者、休学中の者、定時制過程に在学する者は除く)
  • 船員であって、漁船(政令で定めるものに限る。)に乗り込むために雇用される者(1年を通じて船員として雇用される場合を除く)
  • 国、都道府県、市町村その他これらに準ずるものの事業に雇用される者のうち、離職した場合に、他の法令、条例、規則等に基づいて支給を受けるべき諸給与の内容が、求職者給付及び終章促進給付の内容を超えると認められる者であって、次のいずれかに該当する者
    • 国又は行政執行法人の事業に雇用される者
    • 都道府県等の事業に雇用される者であって、当該都道府県等の長が雇用保険法を適用しないことについて、厚生労働大臣に申請し、その承認を受けたもの
    • 市町村等の事業に雇用される者であって、当該市町村等の長が雇用保険法を適用しないことについて、都道府県労働局長に申請し、厚生労働大臣の定める基準によって、その承認をうけたもの

★★在留資格別に適用されるかどうかの解説をしています。参考にして下さい★★

社会保険への加入

社会保険とは、国民祖生活を保障するための公的な保険制度で、年金保険、医療保険、介護保険、雇用保険、労災保険の5種類があります。狭義の社会保険(よく「社保」といわれるもの)とは健康保険厚生年金です。(以降、本編でも社会保険=健康保険・厚生年金とします)

社会保険に「加入する/加入しない」ということは、就業先が「適用事業所」かどうか、また「被保険者」に該当しうるかどうかで判断をします。「適用事業所」であるかどうかは事業の内容や規模によって決まり、「被保険者」であるかどうかは雇用の形態などによって決まります。
雇用者が適用事業である場合、事業主や労働者の意思に関係なく、事業が行われている限り法律上当然に社会保険の保険関係が成立します。

健康保険について

健康保険は、労働者又はその被扶養者業務災害以外の疾病、負傷若しくは死亡又は出産に関しての保険給を行うことを目的としています。病気などで医療機関にかかった場合に窓口での金銭負担が抑えられること、また無くなってしまった場合に葬式代が支給されること、出産の際の経済的補助がされています。
※業務上の負傷については、健康保険ではなく労災保険で補償をされます。

★すでに従業員の方がいて健康保険を適用する事業所を対象に解説します。

健康保険の適用事業所に使用される人は被保険者になります。国籍や年齢、住所、報酬に関係なく被保険者となります。また、試用期間中の場合でも働いていれば被保険者となります。

ただし、適用除外となる人もいます。例えば、期間を限定して働く人1か月を超えない日々雇用される人2か月以内の期間を定めて雇用される人で契約更新がされない人など)や船員保険の被保険者が該当します。
▶詳しくはこちら(全国健康保険協会HP)

その中でも短時間労働者(パートやアルバイト等)の場合は適用除外となる場合とそうならない場合があります。その条件は次の通りです。

パート・アルバイトで適用除外になる場合
  1. 勤務時間及び日数が、正社員の4分の3未満の場合
  2. 1に該当しかつ以下の1~5に該当しないこと
    1. 1週間の所定労働時間が20時間未満であること
    2. 継続して1年以上使用されることが見込まれないこと
    3. 1か月の賃金が88,000円未満であること
    4. 学生であること(卒業を予定している者で卒業後も働く者、休学中の者、定時制過程に在学する者は除く)
    5. 特定適用事業所でないこと

つまり、外国人であっても社会人としてフルタイムで雇用する場合などでは、健康保険は適用されます。一方で、学生アルバイトの場合は健康保険ではなく国民健康保険に加入することになります。

厚生年金について

厚生年金保険は、労働者の老齢、障害又は死亡について保険給付を行うことが目的とされた保険です。「年金」という言葉のイメージから老齢年金を想起されることが多く、外国籍の方の中には「日本には数年しかいないのに(老後は母国に帰る予定なのに)」どうして加入しなければならないのかと疑問に持たれる方も多いですが、厚生年金は老齢年金だけでないため、数年以内に母国に生活基盤を移される方でも加入する義務があります。

★すでに従業員の方がいて健康保険を適用する事業所を対象に解説します。

厚生年金の適用事業所に使用される70歳未満の者人は被保険者となります。20歳未満の人でも被保険者となります。
また、健康保険同様に、国籍や年齢、住所、報酬に関係なく被保険者となります。試用期間中の場合でも働いていれば被保険者となります。さらに、法人の代表者や役員も法人から労働の対償となる報酬を受けている場合は被保険者となります。

ただし、適用除外となる人もいます。例えば、期間を限定して働く人が該当します(詳しくはこちら(日本年金機構HP))。
その中でも短時間労働者(パートやアルバイト等)の場合は適用除外となる場合とそうならない場合があります。その条件は次の通りです。
※基本的には健康保険と同じ考え方です。

パート・アルバイトで適用除外になる場合
  1. 勤務時間及び日数が、正社員の4分の3未満の場合
  2. 1に該当し、かつ以下の1~5に該当しないこと
    1. 1週間の所定労働時間が20時間未満であること
    2. 継続して1年以上使用されることが見込まれないこと
    3. 1か月の賃金が88,000円未満であること
    4. 学生であること(卒業を予定している者で卒業後も働く者、休学中の者、定時制過程に在学する者は除く)
    5. 特定適用事業所でないこと

厚生年金も健康保険同様に、外国人であっても社会人としてフルタイムで雇用する場合などでは、厚生年金は適用されます。一方で、学生アルバイトの場合は厚生年金ではなく国民年金に加入することになります。

健康保険・厚生年金に適用されない外国人の場合

条件を満たさず被保険者に該当しない場合は「国民年金」「国民健康保険」に加入することになります。一方、「外国人だから」という理由で加入を拒否することは、出来ません。(同様に、日本人も拒否できません…)

母国に帰ったら年金が還付される制度『脱退一時金』について

日本国籍を有しない人で、国民年金・厚生年金保険(共済組合等を含む)の被保険者(組合員当)資格を喪失して、日本を出国した場合、日本に住所を有しなくなった日から2年以内に脱退一時金を請求することができます。
これは日本国内にいる際に何の保険給を受けなかった場合などの「掛け捨て防止」の意味を含む制度です。

もし、外国籍従業員の方で保険料支払いを拒否される場合には、法律で定められているということに加え、将来母国に帰った際に手続きすれば半分戻ってくるということを説明し、理解を得る必要があります。
ここでの理解が不十分の場合、法律で定められている内容であっても「給料が少ない・必要以上に控除されている」と勘違いを招き早期離職につながる場合もあります。

脱退一時金の制度』(日本年金機構)

新規入国・引っ越した場合

就職するために新規に入国した人や、就職や転職に伴い転居をした人は、お住まいの市区町村役場で転出届・転入届を行う必要があります。

新規入国をした場合は、居住地を定めた日から14日以内に、市区町村役場で住民登録を行います。そうすることで外国人にもマイナンバーが発行されます。
転居をした場合は、変更後の住居地にいてした日から14日以内に市区町村役場で転入届を行います。この手続きは申請中でも可能です。また、申請中に行った住所変更の手続きは自動で入管に共有されるため、申請内容に関しての変更の手続きは不要ですが、申請時に一緒に提出した「結果通知のはがき」の住所は旧住所になっているため、これについては入管に報告するか、郵便局で転送届を行う必要があります。会社や行政書士・弁護士、登録支援機関が取次をしている場合で、結果送付先が取次者になっている場合は特に手続きの必要はありません。

転入届は外国人本人が行う手続きですが、制度に馴染みが無いこともありますので、必ず声かけをし、転居後に在留カードの裏面に新しい住所が書かれているか確認を行いましょう。

外国人特有の手続きについて

外国人を雇用する際にはまずは在留資格を確認して、就労するために在留資格の手続きが必要な場合には入管に対して申請をします。その他にハローワークに「外国人雇用状況届出書」の提出も必要です(雇用保険の被保険者に該当する場合は、そちらの手続きの際に一緒に行えます)。

【アルバイトも必須!】外国人雇用状況届出書の提出

外国人を雇用をしたら「外国人雇用状況届出書」の提出が必要です。

外国人(在留資格「外交」「公用」以外の場合)を雇い入れる場合には、①氏名 ②在留資格 ③在留期間 ④生年月日 ⑤性別 ⑥国籍・地域 ⑦資格外活動許可の有無 ⑧在留カード番号 ⑨雇入れに係る事業所の名前および所在地について、ハローワークに届け出を行います。

ただし、雇用保険の適用となる方は、『雇用保険被保険者資格取得届』を提出することでこの手続きを兼ねるため、別途の手続きは不要です(一つの手続きで雇用保険の資格取得と外国人雇用条件と外国人雇用状況届出書を兼ねます。)。
アルバイトなどで雇用保険の被保険者とならない場合は『外国人雇用状況届出書』をハローワークに提出しなければなりません。また、雇用保険の適用事業でない場合(個人経営の5人未満の農林水産業者)や、被保険者とならない場合(学生アルバイトや短時間労働のパート)の場合は、『外国人雇用状況届出書』を提出しなければなりません。

『外国人雇用状況届出』はインターネットからでも提出できます。留学生アルバイトを頻繁に雇用する事業所の場合はインターネットで届け出をする仕組みづくりをしてしまうと便利です。

▶外国人雇用状況届出書についてはこちら
▶「外国人雇用状況届出システム」についてはこちら

※離職後も手続きが必要です。

就労ビザへの変更の手続き

日本の在留資格制度でで就労が可能な在留資格を申請する際には、「外国人本人」+「就職する企業の情報」の構成になっている申請書を提出します。つまり、企業と外国人が一緒になって手続きを行うことになります。

就労ビザとは

日本の在留資格制度において、「就労ビザ」という名前のビザ(在留資格)はありません。活動内容毎に在留資格が定められており、19種類の就労系の在留資格と、就労が認められる「特定活動」(活動目的は十数種類)があります。在留資格毎に可能な業務内容(活動内容)の範囲が定められており、日本に存在するすべての職種であっても働くことができる、という訳ではありません。よって、業務内容次第では、その職種自体に就くことが日本では制度的にできないということもあります。

一方で、「身分・地位に基づく在留資格」は活動制限がありません。
「身分・地位に基づく在留資格」には『永住者』『日本人の配偶者等』『永住者の配偶者等』『定住者』の4種類があります。身分系の方に関しては、在留資格が維持できる限り日本人と同様に制約なく働くことができます。

手続きの種類について

外国籍人材が日本にいる場合と海外にいる場合で考え方は異なりますが、基本的なルールとして「就業を開始する前」までに在留資格の「取得」が完了していなければなりません。申請から許可まで数か月に審査期間が及ぶ場合もありますが、「許可」を得て新しい在留カードを得るまでは活動はできません。
ITエンジニアの場合で、在留資格の手続きが必要になる場合は主に3パターンです。

  1. 内定者が海外にいる場合
  2. 新卒採用の場合
  3. 内定者が在留資格『高度専門職1号』を持っている場合

①の場合は、「在留資格認定書交付申請」を行います。就職先の会社の人が代理人となって申請をします。認定証明書が発行されたら母国にいる本人に郵送し、本人が査証に変えて入国することになります。

②の場合は、「留学」ビザから切り替えを行うために「在留資格変更許可申請」ます。注意点としては、申請結果の許可が下りて在留カードの切替が完了してからでないと就労できないことです。審査期間も半年に及ぶ場合があります。間違っても見切りで入社することが無いようにしてください。
また、新卒採用の場合、例えば入社前年の6月に内定出しをすることもありますが、この場合は、学生を卒業するまでは「留学」ビザでなければなりません。そのため、例年12月から新卒の方の変更申請の受付が始まるため、それまで申請はできません。

どこで申請するのか

基本的に申請は申請人の居所を管轄する入管、もしくは受入れ予定の企業の所在地を管轄する入管で行います。

申請先については下記の通り 決まりがあります。

【原則】申請先の決まり
【在留資格認定証明書交付申請】※外国人が海外にいる場合
居住予定地もしくは受入れ機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署
【在留資格変更許可申請 or 在留期間更新許可申請】
住居地を管轄する地方出入国在留管理官署
地方出入国在留管理官署管轄する区域
札幌出入国在留管理局北海道
仙台出入国在留管理局宮城県、福島県、山形県、岩手県、秋田県、青森県
東京出入国在留管理局東京都、神奈川県(横浜支局が管轄)、埼玉県、千葉県、茨城県、栃木県、
群馬県、山梨県、長野県、新潟県
名古屋出入国在留管理局愛知県、三重県、静岡県、岐阜県、福井県、富山県、石川県
大阪出入国在留管理局大阪府、京都府、兵庫県(神戸支局が管轄)、奈良県、滋賀県、和歌山県
広島出入国在留管理局広島県、山口県、岡山県、鳥取県、島根県
福岡出入国在留管理局福岡県、佐賀県、長崎県、大分県、熊本県、鹿児島県、宮崎県、
沖縄県(那覇支局が管轄)

分局が近くにない場合には、最寄りの支局や出張所での申請も可能です。ただし、支局や出張所次第では在留資格の申請を受け付けていない場合もあるため確認が必要です。

▶出入国在留管理庁:管轄について

誰が申請をするのか

基本的には、申請人(外国人)本人が申請人の住居地を管轄する入管に申請に行きます。
申請人が16歳未満の子どもの場合は、法定代理人(父母等)が代理人として申請することができます。
また、申請人が海外にいる場合には、申請人(外国人)を受け入れようとする機関の職員その他の法務省令で定める者が、代理人として申請を行うことができます。
この場合、代理人は申請書に名前を記載する代表取締役などに限らず、受け入れる機関の「職員」であれば問題ありません。また、グループ会社の人事関連業務を行う会社の職員も含みます。

一方、届け出を行っている「取次者」であれば、申請を代わって行うことができます。
「取次者」の例として、雇用されている・所属している機関の職員、行政書士、弁護士、 登録支援機関の職員がなることができますが、一定の研修を受けて登録された人のみになります。

【外国人本人が行う手続き】転職した場合に必要な手続き

すでに就労ビザを持っている場合で、在留資格の変更が必要が無い場合(代表例:技術・人文知識・国際業務。変更手続きが必要かどうかはこちらをご確認下さい)は、会社側が入管に対して行う手続きはありません。
外国人本人は、「所属(契約)機関に関する届出」を入管に対して提出する必要があります。これは、転職前に退職時と入社時の両方が必要です(いずれも14日以内)。
▶所属(契約)期間に関する届出についてはこちら

母国の労働局等に届け出が必要な場合もある

国によっては、母国の労働局等に海外で働くことの許可を取ったり、届出を行わなければならない場合もあります。代表的な国としてフィリピンが挙げられます。その他にも母国の政府や行政に届出が必要かどうか、事前に確認されるのがよいでしょう。

その他注意点

必要な手続きではないですが、税金についても日本人と同様に課税されることになります。その他に、雇用条件書や就業規則や社内規定については翻訳義務まではありませんが、お互いに齟齬の無い就労環境の実現のために合ったほうがよいものにはなります。

外国人も税金は同じ

外国人であっても、日本で就労ビザをもって長期間にわたって就労をする場合には、日本人と同様に税金が課税されます。サラリーマンの場合には住民税や所得税が課税され、源泉徴収や特別徴収(自分で払う場合には普通徴収)の対象となります。副業をする場合には自分で確定申告をして納税する必要もあります。

雇用条件書は母国への翻訳が必要かどうか

労働基準法第15条によると、雇用に際して労働条件について明示しなければなりません。翻訳の義務まではありませんが、労働条件の内容は日本や会社の慣習や文化が色濃く反映されていることが多いため、齟齬が無いよう可能な限り翻訳をしたほうがよいです。例えば、前章までに説明した雇用保険や社会保険、課税される税金については、しっかりと説明を行い理解を得ることを強くお勧めします。今までに誤解のまま(給料から不当に天引きされる、と言った内容)で退職をされた方を多く見てきました。翻訳までは必要無くても、内容についてきちんと確認と合意をとられることをお勧めします。
在留資格によっては、翻訳した雇用条件書での取り交わしが求められている場合もあります。

就業規則や社内規定は母国語への翻訳が必要かどうか

就業規則を設けている事業所の場合、労働基準法106条で周知をさせなければならない、とされています。日本語の理解が難しい外国籍従業員がいる場合には、就業規則や社内規定も翻訳することが望ましいです。義務ではありませんが、お互いに誤解なく納得した就業を行うためにもあるに越したことはありません。

まとめ

以上、外国人を雇用したら必要になる手続きについて解説しました。
日本人と同様に必要な手続き、外国人特有の手続きがあります。また、外国人本人が行う手続きもあり、忘れることが無いよう可能であれば会社から声がけ・手続きの完了の確認を行ったほうがよいものもあります。
これらの手続きのうち、できていないものがあればその後の在留に影響があるものあります。手続きはしっかりと行いましょう。

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