【徹底解説】『特定技能』で人材を雇用するための流れについて

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『特定技能』には興味があるけれども、どうしたらよいか分からない。自分たちで手配・手続きが可能なものなのかの判断がつかない、という企業の方も多いのではないでしょうか。
特定技能の雇用は、条件さえ整えば自社で採用活動を行い、雇用、在留管理をすることは可能な在留資格です。一方で、フローや法令理解が複雑なのも事実です。本編では、特定技能の雇用の流れについて解説したいと思います。

在留資格『特定技能』とは

特定技能とは
  • 特定技能1号:特定産業分野に属する相当程度の知識又は経験を必要とする技能を要する業務に従事する外国人向けと在留資格
  • 特定技能2号:特定産業分野に属する熟練した技能を要する業務に従事する外国人向けの在留資格

特定産業分野(14分野):介護、ビルクリーニング、素形材産業、産業機械製造業、電気・電子情報関連産業、建設造船・舶用工業、自動車整備、航空、宿泊、農業、漁業、飲食料品製造業、外食
※特定技能2号は下線部の2分野のみ受入可

特定技能は、冒頭にも説明したように一定水準以上の技能や知識を持ち、最低限生活や業務に必要な日本語能力を持った外国人を対象に、決められた産業で限定された業務内容を行うことができる在留資格です。

よく比較をされる在留資格『技能実習』での実績や反省をもとに、様々な工夫がされた制度になっています。そのため、他の在留資格よりも求められる要件は細かく、当然、すべてを満たさなければなりません。
特に他の在留資格と異なる部分として、『特定技能』では受入前に特定技能人材の公私の生活を支える「支援計画」を作成し、それをもとにサポートを行うことが挙げられます。「支援計画」では、具体的には入国から就業までの私生活のサポートや、また日本語学習の機会や日本文化になじむための補助、定期的な面談や相談・苦情の対応などを行います。このため、自社でできないと判断した場合は「支援計画」を行うための別機関である「登録支援機関」(全国にある民間企業)に実行を委託することもできます。

「特定技能」が複雑と言われる理由で「支援計画」以外の部分としては、入管に関する法令(出入国管理及び難民認定法)以外にも、労働関係法令、租税関係の法令など遵守できているか確認すべき法令の範囲が広く、そのため申請時の提出書類が多いことも挙げられます。
具体的には、以下の大枠4点の基準から審査がされることになります。

特定技能人材を雇用するために満たすべき基準
  • 特定技能外国人が満たすべき基準
  • 受入機関自体が満たすべき基準
  • 特定技能雇用契約が満たすべき基準
  • 支援計画が満たすべき基準

在留期間は、『特定技能1号』の場合は「4か月」「6ヶ月」「1年」で通算で上限5年の在留となります。一方、『特定技能2号』は「6ヶ月」「1年」「3年」が与えられ、更新をし続ければ「永住者」ビザの申請も将来的には可能です。

また、家族の帯同は『特定技能2号』の場合は認められます。『特定技能1号』はもともと『家族滞在』ビザなどで在留していたご家族がいるような場合を除き、基本的には認められません。

『特定技能』人材を雇用するまでの流れについて

『特定技能』人材を雇用するまでの流れ、また雇用後の流れは下記の通りになります。他の在留資格と異なり『特定技能』特有のステップもあります。

やること説明
①業務内容の要件確認「特定技能」で認められる業務内容であるかを確認
②事業所の要件確認就業場所が①で確認した業務内容を行うことができることを確認
③人材の要件確認「特定技能」人材に必要になる資格などを確認
④求人票の作成①~③で確認した要件を満たすように求人票を作成
⑤内定内定出し・内定承諾を行い、雇入れる人材を確定
⑥支援計画の作成特定技能人材の公私の生活をサポートするための計画を策定
⑦事前ガイダンス特定技能人材に対し、就業前のガイダンスを実施
⑧ビザ申請必要書類を収集、申請書の作成、入管へ申請
⑨雇用後の届け出日本人と同様に、雇用保険・社会保険等の手続き
⑩協議会入会雇入後4か月以内に分野別に設けられた協議会に入会
⑪四半期毎の報告入管に対し、四半期ごとに特定技能人材に関する報告
⑫ビザの更新在留期限前にビザの更新手続き
⑬支援計画の実施
※随時
「支援計画」に則って、特定技能人材をサポートを行う

“採用活動パート”でのやること

まずは①~③の要件の確認を行います。『特定技能』ビザは「誰が」「どこで」「何をするのか」がリンクしていなければなりません。まずは、在留資格『特定技能』に該当する業務内容があるかどうかを確認します。そして、その『特定技能』人材が業務内容を行ってよい事業所であるかを確認するところから始まります。まずはこの2つをしっかりと抑える必要があります。

①②『特定技能』で雇用できるかの確認

『特定技能』では、どんな仕事でも自由にさせることができるわけではありません。それぞれの分野で従事可能な業務内容は細かく決まっております。そして、前述の通り、特定技能人材はその従事する業務に関する試験に合格しているか、移行対象職種を『特定技能2号』として良好に修了していなければなりません。

まずは、以下の表の『従事する業務』の欄から、想定している業務内容があるかを確認してみましょう。

特定
産業分野
従事する業務
介護・身体介護(利用者の心身の状況に応じた入浴、食事、排せつの介助等)のほか、
これに付随する支援業務(レクリエーションの実施、機能訓練の補助等) 【1試験区分】
ビルクリーニング・建物内部の清掃 【1試験区分】
素形材産業・鋳造 ・金属プレス加工 ・仕上げ ・溶接  ・鍛造  ・工場板金 ・機械検査 
・ダイカスト ・めっき  ・機械保全 ・機械加工 ・アルミニウム陽極酸化処理
・塗装 【13 試験区分】
産業機械製造業・鋳造 ・塗装 ・仕上げ ・電気機器組立て ・溶接 ・鍛造 ・鉄工 ・機械検査
・プリント配線板製造 ・工業包装 ・ダイカスト・工場板金 ・機械保全
・プラスチック成形  ・機械加工 ・めっき ・電子機器組立て
・金属プレス加工 【18 試験区分】
電気・電子情報関連産業・機械加工 ・仕上げ ・プリント配線板製造 ・工業包装 ・金属プレス加工 ・機械保全
・プラスチック成形 ・工場板金 ・電子機器組立て ・塗装 ・めっき ・電気機器組立て
・溶接 【13試験区分】
建設・型枠施工  ・土工   ・内装仕上げ/表装 ・保温保冷 ・左官 ・屋根ふき ・とび
・吹付ウレタン断熱 ・コンクリート圧送  ・電気通信  ・建築大工 ・海洋土木工
・トンネル推進工 ・鉄筋施工 ・配管 ・建設機械施工 ・鉄筋継手
・建築板金 【18試験区分】
造船・舶用工業・溶接 ・仕上げ ・塗装 ・機械加工 ・鉄工 ・電気機器組立て 【6試験区分】
自動車整備・自動車の日常点検整備,定期点検整備,分解整備 【1試験区分】
航空・空港グランドハンドリング(地上走行支援業務,手荷物・貨物取扱業務等)
・航空機整備(機体,装備品等の整備業務等) 【2試験区分】
宿泊・フロント,企画・広報,接客,レストランサービス等の宿泊サービスの提供【1試験区分】
農業・耕種農業全般(栽培管理,農産物の集出荷・選別等)
・畜産農業全般(飼養管理,畜産物の集出荷・選別等)【2試験区分】
漁業・ 漁業(漁具の製作・補修,水産動植物の探索,漁具・漁労機械の操作,水産動植物の採捕,漁獲物の処理・保蔵,安全衛生の確保等)
・ 養殖業(養殖資材の製作・補修・管理,養殖水産動植物の育成管理・収獲(穫)・処理,安全衛生の確保等) 【2試験区分】
飲食料品製造業・飲食料品製造業全般(飲食料品(酒類を除く)の製造・加工,安全衛生)【1試験区分】
外食業・外食業全般(飲食物調理,接客,店舗管理) 【1試験区分】

該当業務はどこでも自由に従事させることができるわけではありません。雇用を予定している「事業所」(=実際に就労予定の場所)が分野の要件に該当しているか(事業所が産業区分に該当しているか)を確認します。
これは14分野ごとに異なる基準は異なってきますが、例えば「外食業」の場合は、「飲食業許可」を取得した事業所、スナックなどの風営法で制限されている事業所ではないことなどの条件があります。分野ごとの条件を確認し、満たしているかを確認します。

分野別の運用要領について
分野別の運用要領については出入国在留管理庁のホームページに掲載がされています。
http://www.moj.go.jp/isa/policies/ssw/nyuukokukanri07_00201.html

次に、事業所が特定技能外国人を受け入れる状況であるかを確認します。この「受け入れ可能な状態か」については、大きく以下のような項目などがあります。

  • 社会保険や税金をきちんと納めているか
  • 非自発的離職者を発生させていないか
  • 過去に技能実習生や特定技能人材を失踪させたことなないか
  • 労働関係法令を遵守しているか
  • 支援計画を実行する体制が整っているか

まず、『特定技能』特有の話ではなく、一般的な法令順守がなされているかというポイントがあります(技能実習生の失踪も、法令順守をした状態で事業者に責任がある場合は受入不可となります)。加えて、『特定技能』は人手不足を補う在留資格であることからリストラや理由のない解雇を直近で行っている場合は、その事業所は特定技能人材の採用はできません。

③~⑤求人票の作成~内定出しまで

①②の確認を行って、予定していた就業場所で想定している業務内容の就業ができることの確認ができたら、③人材に係る要件を確認します。

特定技能』は、「相当程度の知識又は経験を必要とする技能を要する業務」に従事するため、特定技能人材は一定のレベルに達している必要があります。この一定のレベルに達していることの判断するためのルートとしては2通りあります。

  • 対象移行業務に該当する『技能実習2号』を良好に修了している者
  • (就業しようとする分野の)特定技能のための試験に合格し、また、日本語能力も必要なレベルの試験を合格している者(試験や分野によって基準が異なります)

まずはこの技能や日本語レベルの条件を満たしている必要があります。その他には、18歳以上で健康であること、母国や日本で保証金などを取られることなく常識のある入国・就業する予定であることが必要です。(悪質なブローカーを排除する目的から『特定技能』はこのような項目が設けられています)

『特定技能』人材に必要な要件が確認できたら、要件を満たすように求人票を作成します。また、書類選考や面接では、要件を満たしているかを確認するために、それぞれの合格証の提出を求めたり、在留カードが偽装でないか、またアルバイトを法律で定められた以上にしていないかなど、そもそもの今までの在留状況に問題が無かったかなども確認を行います。

“ビザ申請パート”でのやること

無事に内定者から内定承諾を得られたら、ビザ申請の手続きを行います。
『特定技能』の場合、他の就労ビザと異なりフローが少し異なります。特定技能人材の公私をサポートする「支援計画」の策定と実行が必要です。

⑥支援計画の作成→⑦「事前ガイダンス」の実施

『特定技能』人材を雇用する際には、特定技能人材の日本での生活をサポートするために法令で定めた10の支援を行わなければなりません。これを「支援計画」と呼びます。「支援計画」の実行は、「支援責任者」「支援担当者」によって行いますが、自社でサポートが難しい場合には「登録支援機関」に委託をすることができます。ちなみに「自社でサポートが難しい」というのは、そもそもの業務負担からして人員が割けないなどの理由からできない場合と、組織の構成上自社で支援することができない(法律の要件を満たしていない)場合の2つのパターンがあり、どちらの場合でも「登録支援機関」に委託することはできます。

出入国在留管理庁『新たな外国人材の受入れ及び共生社会実現に向けた取組』より抜粋

支援計画で策定することは以下の10項目です。これらの内容を決め「支援計画書」を作成します。

  1. 事前ガイダンス
  2. 出入国する際の送迎
  3. 住居確保・生活に必要な契約支援
  4. 生活オリエンテーション
  5. 公的手続等への同行
  6. 日本語学習の機会の提供
  7. 相談・苦情への対応
  8. 日本人との交流促進
  9. 転職支援
  10. 定期的な面談・行政機関への通報

この中でも「1.事前ガイダンス」は、雇用予定の特定技能人材に対して、労働条件、活動内容、入国手続き、保証金徴収の有無等についての説明を対面・テレビ電話等で行うものになり、ビザ申請前に済ませておく必要があります。

⑧ビザ申請

在留資格(ビザ)の申請について解説をします。

在留資格の申請の流れ

特定技能の場合、申請準備は主に4つのパート「支援計画書作成・事前ガイダンスの実行」「必要書類の収集」「書類作成」「申請」に分かれます。 「支援計画書作成・事前ガイダンスの実行」 については前章で説明済みですので、 それ以降について説明します。

申請準備が整ったら、いよいよ在留資格(ビザ)の申請の準備を行います。

海外から人材を招聘する場合は「在留資格認定証明書交付申請」を行います。一方、留学生からの新卒採用や転職人材の雇用や技能実習生からの切替の場合には「在留資格変更許可申請」を行います。
どちらも就業開示時点には許可を得て、在留カードを受け取った後から就業可能です。

やること説明
⑥ 支援計画の作成特定技能人材の公私の生活をサポートするための計画を策定
⑦ 事前ガイダンス特定技能人材に対し、就業前のガイダンスを実施
⑧-1 書類収集入管のHPに記載されている必要書類を収取する
⑧-2 申請書類の作成入管のHPからフォーマットをダウンロードして書類を作成する
⑧-3 申請書類への押印対応不備がないか確認し押印対応
⑧-4 入管へ申請管轄の入管へ出向き、申請を行う
⑧-5 結果の受取(国内・変更の場合)在留カードを受け取る
(海外・認定の場合)在留資格認定証明書を受け取る

必要書類・申請書類について

在留資格の申請は、申請書類だけでなく添付する必要書類を集めなければなりません。特定技能では、他の就労ビザと比較して申請書類の数も多いのが特徴です。

●必要書類について

必要書類は、特定技能1号共通の書類と14分野それぞれで定められた分野別必要書類があります。
主に、企業に係る書類、申請人本人に係る書類の2種類があります。内容としては、会社の情報、雇用条件について、社会保険や税金の支払いについて、本人が特定技能人材としての要件を満たしていることを示す書類などになります。

分野ごとの必要書類も合わせて、こちらのページから必要書類を確認することができます。

▶海外人材:在留資格認定証明書交付申請「特定技能」(これから日本に入国される外国人の方)
▶国内の留学生・転職人材:在留資格変更許可申請「特定技能」(すでに日本に在留している外国人の方で,特定技能への移行を希望している方)

●申請書類について

申請書類についても、特定技能の場合は他の就労ビザと比較してボリュームは多めになっています。
雇用条件についてや、受入企業の状況について、給料から天引きされる内容や雇用の経緯などの書類を作成しなければなりません。特に注意が必要な点、書類によっては申請人が十分で理解できる言語での作成が必要です(ただし、母国語には限られません)。
また、必要書類と同様に分野ごとに別途作成が必要な書類もあります。

入管のHPに外国語のテンプレートもあります。こちらを利用すると便利です。
※外国語のフォーマットは、英語、ベトナム語、タガログ語、インドネシア語、タイ語、ミャンマー語、カンボジア語、モンゴル語、ネパール語、中国語があります。

在留資格「特定技能」に関する参考様式(新様式)

申請について

申請は誰でもどこでもできるわけではなく、一定のルールがあります。

●どこで申請するのか

基本的に申請は申請人の居所を管轄する入管、もしくは受入れ予定の企業の所在地を管轄する入管で行います。

申請先については下記の通り 決まりがあります。
【原則】申請先の決まり【原則】申請先の決まり 【在留資格認定証明書交付申請】※外国人が海外にいる場合
居住予定地もしくは受入れ機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署

【在留資格変更許可申請 or 在留期間更新許可申請】
住居地を管轄する地方出入国在留管理官署

地方出入国在留管理官署管轄する区域
札幌出入国在留管理局北海道
仙台出入国在留管理局宮城県、福島県、山形県、岩手県、秋田県、青森県
東京出入国在留管理局東京都、神奈川県(横浜支局が管轄)、埼玉県、千葉県、茨城県、栃木県、
群馬県、山梨県、長野県、新潟県
名古屋出入国在留管理局愛知県、三重県、静岡県、岐阜県、福井県、富山県、石川県
大阪出入国在留管理局大阪府、京都府、兵庫県(神戸支局が管轄)、奈良県、滋賀県、和歌山県
広島出入国在留管理局広島県、山口県、岡山県、鳥取県、島根県
福岡出入国在留管理局福岡県、佐賀県、長崎県、大分県、熊本県、鹿児島県、宮崎県、
沖縄県(那覇支局が管轄)

分局が近くにない場合には、最寄りの支局や出張所での申請も可能です。ただし、支局や出張所次第では在留資格の申請を受け付けていない場合もあるため確認が必要です。

▶出入国在留管理庁:管轄について

●誰が申請をするのか

基本的には、申請人(外国人)本人が申請人の住居地を管轄する入管に申請に行きます。
申請人が16歳未満の子どもの場合は、法定代理人(父母等)が代理人として申請することができます。
また、申請人が海外にいる場合には、申請人(外国人)を受け入れようとする機関の職員その他の法務省令で定める者が、代理人として申請を行うことができます。
この場合、代理人は申請書に名前を記載する代表取締役などに限らず、受け入れる機関の「職員」であれば問題ありません。また、グループ会社の人事関連業務を行う会社の職員も含みます。

一方、届け出を行っている「取次者」であれば、申請を代わって行うことができます。
「取次者」の例として、雇用されている・所属している機関の職員、行政書士、弁護士がなることができますが、一定の研修を受けて登録された人のみになります。【取次の人が申請する場合~ルールが変わりました~】

今までは、原則「申請人の居住地を管轄する住所を管轄する入管」でしか申請は認められていませんでした。
しかし、ルールが変更となり申請人(外国人)が受け入れられている又は受け入れられようとしている機関の所在地を管轄又は分担する出入国在留管理官署においても認められるようになりました。

例えば、福岡に住む留学生が東京の会社に内定をもらった場合、以前は、福岡入管(もしくは管轄する出張所)のみでしか申請できませんでしたが、今後は内定先のある東京出入国在留管理局での申請も認められます。

※このルールは取次者証明書が交付された人(公益法人の職員や弁護士や行政書士等)についても認められます。

特定技能の申請時に注意!『二国間協定』について

二国間協定は、特定技能外国人の円滑かつ適正な送出し・受け入れの確保等のために必要又は有益な情報を速やかに共有し、問題が起きた場合や定期的に協議を行うことで特定技能制度を適正な運用するために設けられた協定になります。
この二国間協定を締結していない国であっても、特定技能人材の受入れはイラン・イスラム共和国を除いて可能です。また、二国間協定を締結している国の場合、母国の労働局などに対して手続きが必要な場合もあるため、事前の確認が必要になります。
2021年3月時点で二国間取り決めを行っている国は以下になります。

二国間協定の覚書を交わしている国
フィリピン、カンボジア、ネパール、ミャンマー、モンゴル、スリランカ、インドネシア、ベトナム、バングラデュ、ウズベキスタン、パキスタン、タイ、インド

“雇用後の手続きパート”でのやること

⑨就業開始・雇用後の手続き

実際の就業は、在留資格の許可が出てからになります。審査期間は2週間~3ヶ月かかります。
入社後は、「支援計画」に基づく特定技能外国人のサポート、行政への入社の手続きを行います。

行政への入社の手続きは、基本的に日本人と同様の手続きとなります。雇入れた翌月10日までに『雇用保険被保険者資格取得届』をハローワークに提出をします。また、労働保険(労災保険・雇用保険)、社会保険(健康保険・厚生年金保険)に加入し、所得税や住民税も日本人と同様に課税されることになります。

⑩『協議会』への入会

特定技能制度を適切な運用を図るために、特定産業分野ごとに分野所管省庁が協議会を設置されています。協議会においては、構成員の連携や緊密化を図り、各地域の事業者が必要な特定技能外国人を受け入れられるよう、精度や情報の周知、法令順守の啓発、地域ごとの人手不足の状況を把握し必要な対応等を行っています。

特定技能外国人を受け入れる全ての受入機関は協議会の構成要員になることが求められています。
経産省管轄の「製造3分野」や建設業においてはビザ申請前の加入が求められており、その他の分野については『特定技能』人材入社の4か月以内への加入が義務付けられています。

⑪四半期ごとの入管への報告

特定技能人材を雇用する場合、四半期ごと・重要な変更があった場合は随時、入国管理局へ届け出をしなければなりません。
細かい変更も届け出が必要な場合もあるため、よく届け出事項を確認し漏れの無いよう手続きを行ってください。

⑫ビザの更新

ビザの更新は在留期限の3ヶ月前~在留期限当日までに行います。1日でもすぎるとオーバーステイとなってしまうため注意が必要です。
在留期限当日までに申請をすれば、審査期間は「特例期間」として問題なく在留ができますが計画的に申請をしましょう。また、『特定技能1号』の場合は、在留期限の上限は5年と決められています。最後の更新の場合は、この上限に合わせた在留期限が決定されます。

まとめ

以上、在留資格『特定技能』人材を雇用するまでの流れについてまとめました。『特定技能』は他の在留資格と比較し雇用までのフローが長くまた複雑です。しかし、一度組織の一部となり制度の運用が仕組み化できれば戦力になることには違いありません。

【行政書士からのアドバイス】
特定技能は他の就労ビザと比較してフローも独特です。分野ごとの特性も加味しながら慎重に進める必要があります。
当事務所では、「特定技能とは?」「手続きの順番は?」といった基本的な説明も丁寧に行っております。お気軽にお問い合わせ下さい。

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