在留資格（ビザ）の申請中に入管から「資料提出通知書」（通称：追加書類）が届いて、そこには「職務内容説明書」や「1日のスケジュール」を出すように書かれているけれども、どうやって対応したらよい？というご質問をよくいただきます。突然の手紙に驚きショックを受けられる方も多いですが、基本的には「資料提出通知書」に対しては誠実に対応すれば問題ありません。本編では、「資料提出通知書」が届いた場合の対応について解説しました。
資料提出通知書とは
「資料提出通知書」とは、ビザ申請後の審査期間中に審査官より追加書類を求めるお知らせです。「資料提出通知書」が申請中に届くこと自体は実は珍しくありません。
どのような場合に届くのか
入管へ申請が完了した後に「資料提出通知書」が届く場合があります。もしくは、入管の申請時の窓口で直接預かる場合もあると思います。この「資料提出通知書」は以下の場合に届くことが多くなっています。
- そもそも提出した書類が不足している場合
- 申請内容についてより詳しく知りたい場合
- 許可を出したいけれども、条件が整っていない際にそれを促したい場合
概ね上記の3つのパターンのどれかに該当していることがほとんどです。
いつ頃届く書類なのか
この「資料提出通知書」はいつ頃届くものなのかというと、「申請直後」もしくは「審査の終わりの方」です。
申請の内容によっては、審査期間が長くて待ちくたびれることもあるかもしれませんが、この「資料提出通知書」が届いたら、ある意味「もう少しで審査が完了する合図」とも取れます。
「資料提出通知書」へ返信をすると、概ね2週間以内を目安に結果の通知が到着します。早めに対応しましょう。
資料提出通知書への正しい対応方法について
無事に申請の許可を得るためには「資料提出通知書」には正しく対応する必要があります。中には「嫌な質問」をされることがあります。例えそうであったとしても、対応しなかったというのはもってのほかですし、そもそも期限を守る必要があります。
対応しなかったらどうなる？
「資料提出通知書」が届くと驚かれる方も少なくありません。また、不許可かもしれないと諦められる方もいます。
しかし、「資料提出通知書」には必ず対応しましょう。対応しなければ不許可になってしまいます。
もし、提出期限に間に合わないとき
この「資料提出通知書」には提出期限があります。これは守らなければなりません。実際に、過去にこの期限に間に合わなくて不許可になってしまった方もいらっしゃいました。
間に合わない場合は、事前に入管に連絡をします。しかし、最近は入管の電話回線が混雑していてなかなか電話がつながらず困っている方も多いと思います。そういう場合には、間に合わない旨の手紙やもしくは集まった書類をとりあえず提出して、その際に猶予が欲しい旨を書くとよいでしょう。
在留期限等の状況にもよりますが、多くの場合で資料が揃うまで待ってもらえます。
ケース別の対応方法について
どのケースであっても落ち着いて対応をしましょう。ショックを受けたり、慌てることはありません。特に、申請内容について詳しく知りたいという意図の場合には丁寧に対応する必要があります。
そもそも提出した書類が不足している場合
在留資格の審査は、ルールに則て行われます。法律で決められた要件は満たしていなければなりません。そして、その要件を満たしているかどうかの確認方法は、申請書類へ添付された書類をもとに判断されます。
そのため、申請した時点で不足した書類がある場合には、この「資料提出通知書」をもらうことがあります。
この場合には、指摘された書類を提出しましょう。
申請内容についてより詳しく知りたい場合
このパターンでよくあるケースとしては、「職務内容説明」や「1日のスケジュール」、「外国人社員のリスト」を求められることが多く、そして最も困る内容だと思います。そして、当事務所にも「何を書いたら良いですか？」という問い合わせをよくいただきます。
これらの意図としては、申請内容について提出された資料だけでは判断が出来かねるためより詳しく知りたいということになります。
新卒での入社時などの「他の在留資格からの変更」の場合は、丁寧に「理由書」を添付することがありますが、転職後の初めての更新申請などで「理由書」をつけずに申請したケースなどでは届くことが多いようです。
そもそも、就労ビザの大事なポイントは「誰が」「どこで」「どんな業務内容をするか」の3点が揃っていなければなりません。そして、これらのポイントは「同じレベル」で審査結果に影響してくると言えます。つまり、この3つの要素に差はなく等しく重要ということになります。そして、当然ですがどれか一つの要素でも欠けると不許可となります。
また、これらの3つのポイントはさらに要素によって細分化することができますが、その細かい要素のなかでも絶対に満たしていなければならないポイントがあります。例えば「法令順守」のポイントについては、1つでも欠くことがあるとその他の要素を満たしいたとしてもやはり「不許可」となり得ます。
在留資格（ビザ）の申請において、許可を得るためのポイントは以下の2点に集約されると言えます。
- きちんと要件を満たしているか確認すること
- きちんと要件を満たしていることをアピールすること
在留資格は要件を満たしていれば必ず許可を得られます。一方で、自分では要件を満たしていると思っていても、そのことが審査官に伝わっていなければやはり許可をもらうことはできません。
「資料提出通知書」で意図する内容が、「申請内容についてより詳しく知りたい」ケースに該当する場合には、「資料提出通知書」で求められる資料を中心に改めて「要件を満たしていることをアピール」する必要があります。
| No | 職務説明書や1日のスケジュールでアピールしたいことの例 |
|---|---|
| 1 | 学術的素養や国際的な背景が必要な業務であるか |
| 2 | 業務内容が十分にあるか |
| 3 | 勉強内容と業務の関連性があるか |
| 4 | 業務を遂行するだけの能力、語学力等を持っているか |
文章力は必要なく、以下のような内容を盛り込むように意識するだけでも審査官が知りたい内容になるはずです。また、説明に別途疎明資料などを添付する場合はその資料について説明を書くことでより説得力が増します。「理由書」は長く書けばよいものではありません。文章の上手い下手というよりも、審査官が知りたいと思うポイントを伝えることが大事です。
それと最も大事なことは、虚偽の申請は絶対にしてはいけません。「資料提出通知書には何を書けばよい？」とよく聞かれますが、これは「真実を書けばよい」としか言いようがありません。書く内容はあくまで真実、ただし審査官に重点的にアピールするように分かりやすく書くことがポイントになります。一度起こした矛盾を回収することは、はじめから正しい申請をして得ることの量力の何倍も大変なことになります。
許可を出したいけれども、条件が整っていない際にそれを促したい場合
これは典型的な例としては、「税金関係の納付書」の提出を求めたり、申請書類に不備がある場合に訂正を求められるケースが該当します。これらはが届いた場合には、逆を言えば払うものを払い、修正すべきものを修正できれば許可を得られる可能性が高いとも言えます。
もし、対応できない場合（例えば、お金が無くて税金が払えない場合）などは、誓約書で払うことを誓ったり、払えない事情について説明をすることで、許可が得られる場合もありますので、何かしらの対応をしたほうがよいと言えます。※極力払ったほうがよいです。
資料提出通知書の意図を考えることが大事
「資料提出通知書」が届いたら、驚きショックを覚えることも多いと思います。しかし、慌てずに冷静になって「何故、入管がこの資料提出通知書を送ってきたのか」を考えましょう。また、期限を厳守し、最大限誠実な対応をすれば多くの場合で許可をもらえます。
よく「資料提出通知書が届いたら不許可の可能性が高いのか？」と聞かれることがありますが、そんなことはありません。冷静になって資料提出通知書を読むことで、許可までの距離を測る目安になることにも違いありません。
ただ、資料提出通知書が届くとその分だけ審査期間が延びてしまっていることも確かです。だいたい2～3週間は許可をもらうのが遅くなる原因となってしまいます。そのため、資料提出通知書を極力もらわないような申請を心がけることも大事になってきます。不安な申請の場合には、どうぞ申請される前に当事務所に相談されることをご検討ください。
当事務所では「資料提出通知書」到着後からの対応も行っております（有料対応）
「資料提出通知書」が届いてからの対応は、初めからご依頼いただくのと手間はそこまでかからず、先に出した申請書や理由書の精査から必要になるため高いノウハウが必要になります。
そのため、ご相談・ご依頼ともに有料での対応となります。
| ご相談（60分） | 11,000円 （税込） |
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含む範囲：資料提出通知書についての説明やアドバイス、お客様が作成された書類のレビュー
| 資料提出通知書への対応 | 初めからご依頼いただいた場合の80%の金額 |
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含む範囲：資料提出通知書についての説明、書類作成、万が一に不許可になった場合の不許可通知の立会い（再申請の対応の場合は追加料金が発生）
