特定技能人材の雇入れ後に届け出が必要な内容・書類について

記事更新日:

特定技能では、在留資格(ビザ)の許可が無事におりて雇入れした後も、支援計画の実施や定期・随時の報告を入管にする必要があります。特に随時の報告については、変更があった日から14日以内と期限もタイトで、また報告すべき項目が多い為見落としが無いようにしなければなりません。また報告漏れがあった場合は、今後の特定技能人材の受入に影響が出る場合もあります。
本編では、特定技能人材の雇用後の届出・報告について解説します。応用編では「特定技能外国人が転職をした場合に必要になる手続き」について解説します。

『特定技能』人材の雇用前・雇用後の流れについて

『特定技能』人材は雇用するまでの流れも独特でしたが、雇用後についても独特の流れが続きます。日本人と同様に入社の手続きを行った後に、「協議会への入会(※分野によっては在留資格申請前の入会が必要)」「支援計画の実施(特に入社後に生活オリエンテーションを実施)」「定期・随時の入管への報告」など、特定技能人材を雇用している間中、やるべきことは続きます。

やること説明
①業務内容の要件確認「特定技能」で認められる業務内容であるかを確認
②事業所の要件確認就業場所が①で確認した業務内容を行うことができることを確認
③人材の要件確認「特定技能」人材に必要になる資格などを確認
④求人票の作成①~③で確認した要件を満たすように求人票を作成
⑤内定内定出し・内定承諾を行い、雇入れる人材を確定
⑥支援計画の作成特定技能人材の公私の生活をサポートするための計画を策定
⑦事前ガイダンス特定技能人材に対し、就業前のガイダンスを実施
⑧ビザ申請必要書類を収集、申請書の作成、入管へ申請
⑨雇用後の届け出日本人と同様に、雇用保険・社会保険等の手続き
⑩協議会入会雇入後4か月以内に分野別に設けられた協議会に入会
⑪四半期毎の報告入管に対し、四半期ごとに特定技能人材に関する報告
⑫適宜必要な手続き定期・随時の入管への報告、在留期限前にビザの更新手続き
⑬支援計画の実施
※随時
「支援計画」に則って、特定技能人材をサポートを行う

特定技能の場合は、雇用期間中は在留資格の更新以外の面でもサポート(支援)をし続けることもあり、また入管に報告書を定期・随時で行うことがルールとなっています。
特に随時報告については、変更があった日から14日以内に行わなければならず「知らないとし損ねてしまう」というリスクがあります。重要な変更が生じる前に変更が必要な内容について、ある程度抑えておく必要があります。

これらの届出をし忘れると、過料、刑事罰になるだけでなく、遵守すべき法令を遵守できていないということになり、欠格要件に該当します。こうなると、既に雇用している特定技能人材は受入れ困難となり退職をしてもらうことになり、5年間新規の人材も受入禁止になります。

次章より、提出が必要な届出な内容について説明します。
参考:出入国在留管理庁『届出手続(特定技能)

定期で報告が必要な内容

届出には特定技能所属機関が行う届出、登録支援機関が行う業務があります。また、報告スケジュールも期日がタイトなため予め確認をしておきましょう。

報告のスケジュール

定期の届出については、四半期ごとに翌四半期の初日から14日以内に提出する必要があります。

第1四半期: 1月1日から  3月31日まで
    第2四半期: 4月1日から  6月30日まで
    第3四半期: 7月1日から  9月30日まで
    第4四半期:10月1日から 12月31日まで

報告内容

特定技能所属機関が行う届出(登録支援機関に支援計画の支援を全部委託している場合)

登録支援機関に支援計画の支援を全部委託をしている場合で必要になる届出は、以下の通りです。

  • 特定技能所属機関による受入れ状況に係る届出(参考様式3-6)
  • 特定技能所属機関による支援実施状況に係る届出(参考様式3-7)
  • 特定技能所属機関による活動状況に係る届出(参考様式3-8)
参考様式No届出内容
3-6①届出の対象となる期間内に受け入れていた特定技能外国人の総数  
②届出に係る特定技能外国人の氏名,生年月日,性別,国籍・地域,住居地及び在留カードの番号
③届出に係る特定技能外国人が特定技能の活動を行った日数,活動の場所及び従事した業務の内容
④届出に係る特定技能外国人が派遣労働者等である場合,派遣先の氏名又は名称及び住所
3-7適合1号特定技能外国人支援計画の実施の状況
3-8①特定技能外国人及び当該特定技能外国人の報酬を決定するに当たって比較対象者とした従業員に対する報酬の支払状況  
②所属する従業員の数,特定技能外国人と同一の業務に従事する者の新規雇用者数,離職者数,行方不明者数及びそれらの日本人及び外国人の別
③健康保険,厚生年金保険及び雇用保険に係る適用の状況並びに労働者災害補償保険の適用の手続に係る状況
④特定技能外国人の安全衛生に関する状況 
⑤特定技能外国人の受入れに要した費用の額及びその内訳

特定技能所属機関が行う届出(自社で支援計画の支援を行っている場合)

自社で支援計画の支援を行っている場合で必要になる届出は、以下の通りです。

  • 特定技能所属機関による受入れ状況に係る届出(参考様式3-6)
  • 特定技能所属機関による活動状況に係る届出(参考様式3-8)
参考様式No届出内容
3-6①届出の対象となる期間内に受け入れていた特定技能外国人の総数  
②届出に係る特定技能外国人の氏名,生年月日,性別,国籍・地域,住居地及び在留カードの番号
③届出に係る特定技能外国人が特定技能の活動を行った日数,活動の場所及び従事した業務の内容
④届出に係る特定技能外国人が派遣労働者等である場合,派遣先の氏名又は名称及び住所
3-8①特定技能外国人及び当該特定技能外国人の報酬を決定するに当たって比較対象者とした従業員に対する報酬の支払状況  
②所属する従業員の数,特定技能外国人と同一の業務に従事する者の新規雇用者数,離職者数,行方不明者数及びそれらの日本人及び外国人の別
③健康保険,厚生年金保険及び雇用保険に係る適用の状況並びに労働者災害補償保険の適用の手続に係る状況
④特定技能外国人の安全衛生に関する状況 
⑤特定技能外国人の受入れに要した費用の額及びその内訳

登録支援機関が行う届出

登録支援機関が定期に行わなければならない届け出は以下の通りです。

  • 登録支援機関による支援実施状況に係る届出(参考様式4-3)
参考様式No届出内容
4-3①特定技能外国人の氏名,生年月日,性別,国籍・地域,住居地及び在留カード番号
②特定技能所属機関の氏名又は名称及び住所
③特定技能外国人から受けた相談の内容及び対応状況(労働基準監督署への通報及び公共職業安定所への相談の状況を含む。)
④出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為の発生,特定技能外国人の行方不明者の発生その他の問題の発生状況

随時に報告が必要な内容

報告のスケジュール

随時の報告については、事由発生日から14日以内に提出する必要があります。

報告の内容

特定技能所属機関が行う届出

登録支援機関に支援計画の支援を全部委託をしている場合で必要になる届出は、以下の通りです。

  • 特定技能所属機関による特定技能雇用契約に係る届出(参考様式3-1)
  • 特定技能所属機関による支援計画変更に係る届出(参考様式3-2)
  • 特定技能所属機関による支援委託契約に係る届出(参考様式3-3)
  •  特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出(参考様式3-4)
  • 特定技能所属機関による出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為(不正行為)に係る届出(参考様式3-5)
参考様式No届出内容
3-1下記①~③に共通の届出事項:
届出に係る特定技能外国人の氏名,生年月日,性別,国籍・地域,住居地及び在留カードの番号
①特定技能雇用契約を変更した場合
ア 特定技能雇用契約を変更した年月日
イ 変更後の特定技能雇用契約の内容
特定技能雇用契約を終了した場合
ア 特定技能雇用契約を終了した年月日
イ 特定技能雇用契約の終了の事由
※ 契約終了の事由が「雇用契約の終期到来」以外の場合で,特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出をあらかじめ提出していない場合は,併せて提出してください。
まだ契約を終了していない場合には,特定技能所属機関による受入れ困難に係る届出のみをあらかじめ提出してください。
③新たな特定技能雇用契約を締結した場合
ア 新たな特定技能雇用契約を締結した年月日
イ 新たな特定技能雇用契約の内容

【具体的な内容】雇用契約期間、就業場所に関すること、従事すべき業務の内容、労働時間、休日、休暇、賃金、退職に関する事項、社会保険への加入状況、健康診断、帰国担保措置、退職・解雇について(全て網羅できていないので心当たりがある場合はご自身でご確認下さい)
3-2①届出に係る特定技能外国人の氏名,生年月日,性別,国籍・地域,住居地及び在留カードの番号
②1号特定技能外国人支援計画を変更した年月日
③変更後の1号特定技能外国人支援計画の内容
3-3下記①~③に共通の届出事項:
届出に係る特定技能外国人の氏名,生年月日,性別,国籍・地域,住居地及び在留カードの番号
①支援委託契約を新たに締結したとき
ア 支援委託契約を締結した年月日 
イ 締結した契約の内容
②支援委託契約を変更したとき
ア 支援委託契約を変更した年月日
イ 変更後の契約の内容
③支援委託契約を終了したとき
ア 支援委託契約を終了した年月日
イ 終了の事由
3-4①届出に係る特定技能外国人の氏名,生年月日,性別,国籍・地域,住居地及び在留カードの番号 
受入れが困難となった事由並びにその発生時期及び原因 (退職について・理由など)
③特定技能外国人の現状
④特定技能外国人の活動継続のための措置
3-5①届出に係る特定技能外国人の氏名,生年月日,性別,国籍・地域,住居地及び在留カードの番号  
②出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為の発生時期,認知時期及び当該行為への対応
③出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為の内容

登録支援機関が行う届出

登録支援機関に支援計画の支援を全部委託をしている場合で必要になる届出は、以下の通りです。

  • 登録支援機関による登録事項変更に関する届出(別記第29号の16)
  • 登録支援機関による支援業務の休廃止又は再開に係る届出(参考様式4-1、4-2)
参考様式No届出内容
別記第29号の16登録事項で変更があった内容について
4-1①届出機関の情報(氏名又は名称,住所等)
②休廃止又は再開をする旨
4-2①届出機関の情報(氏名又は名称,住所等)
②休廃止又は再開をする旨

【応用編】特定技能人材が退職した場合に必要な届出は?

特定技能人材が退職した場合、所属機関と外国人それぞれに届け出しなければならないことが発生します。特に受入企業については書類も多い為漏れがない手続きが必要になります。

企業がする手続きについて

  1. 受入れ困難に係る届出:「失踪」などの特別な理由がなくても退職した場合でも届け出が必要
  2. 特定技能雇用契約に係る届出:特定技能雇用契約の終了についての報告
  3. 支援計画変更に係る届出:支援する特定技能外国人数の変更についての報告
  4. 支援全部委託契約に係る届出:契約終了についての報告
  5. 外国人雇用状況の届出

特定技能人材が行わなければならない手続き

  1. 所属機関に関する届出:契約終了
  2. 在留資格変更許可申請:新しく就職先が決まったら速やかに

特定技能の場合、「就業先」「従事する業務内容」などを指定して申請をするため、「特定技能1号」の在留資格を持っていても転職をする場合は、転職先でも同じ業務内容をする場合であっても「在留資格変更許可申請」をして許可を得られてからでなければ就業はできません。

まとめ

以上、特定技能雇用後に行う必要がある届出・報告についてまとめました。報告は四半期に1回行うものと随時に行う報告があります。どれも提出期限が短いのが特徴であることと、提出し忘れると次回の更新時や新規人材の雇入れ時の在留資格の申請に影響があります。必ず、抜け漏れが無いように手続きを行いましょう。

ビザや特定技能、外国人雇用に関するお問い合わせ
  • まずは、じっくりお話をお伺いさせていただきます。初回は無料ですので、お気軽にお問い合わせください。
  • ご相談はご来所もしくはZoom等を利用したビデオ会議システムで行います。
お電話でのお問い合わせ

「ビザ申請のホームページを見た」とお伝えください。

受付時間:平日10:00-18:00(土日祝休み)
メールでのお問い合わせ

    ご希望の連絡先(必須)
    メールに返信電話に連絡どちらでも可

    ページトップへ戻る